Ceci est la procédure mis en place pour la gestion des EPI d’Escalad’Indoor.
Méthode de gestion
La gestion des EPI est assurée par Ronald Diquélou, membre du CA et épaulé par d’autres adhérents formés au contrôle des EPI. Le registre de sécurité est réalisé par OpenSafe(pro), logiciel spécialisé dans la gestion des EPI.
Les EPI gérés par Escalad’Indoor peuvent être utilisés par d’autres organismes (ex: INJS, UNSS, …).
Après quelques tests, notamment au niveau du marquage, la plupart des EPI sont gérés par lot, avec une fiche de vie pour plusieurs EPI identiques.
Cordes
Toutes les cordes utilisées sur la SAE sont renouvelées chaque année. Elles sont changées entre le mois de juillet et le mois de septembre.
Afin d’identifier les codes de chaque année, nous achetons des cordes Béal prédécoupées à la longueur que nous souhaitons avec le Béal Color Code. Cette couture de couleur nous permet d’identifier clairement les cordes.
Toutes ces cordes sont gérées par lot.
Harnais / Mousquetons / Freins d’assurage
Nous renouvelons tous ces EPI régulièrement dès qu’il nous en manque ou quand leur date de péremption est dépassée.
Tous ces EPI sont gérés par lot.
Afin de les gérer par lot, à chaque fois que nous rachetons ce type d’EPI, nous achetons des modèles différents ou alors des couleurs différentes. Cela nous permet de les distinguer rapidement. Les différences sont inscrites à même les fiches de vie.
EPI oubliés par les adhérents
Il arrive que certains adhérents oublient leurs EPI. Comme on ne connait pas l’historique des EPI perdus, nous ne devons pas les laisser à la disposition des autres adhérents.
Cela signifie que si l’on trouve des EPI qui ne sont pas gérés par Escalad’Indoor, il faut absolument les mettre de coté et ne pas les utiliser.
Contrôles
Comme le demande la réglementation, tous les EPI gérés par Escalad’Indoor sont contrôlés au moins une fois par an. Ces contrôles se font au mois de Juillet à la fin de la saison sportive.
Tout le suivi ainsi que les résultats des contrôles sont inscrits dans OpenSafe(pro), notre registre de sécurité en ligne.
Afin de savoir si les EPI que l’on utilise ont bien été contrôlés, nous ajoutons toujours un serre-cable de couleur pour indiquer l’année de contrôle des EPI. Nous nous basons sur le Béal Color Code pour définir les couleurs de serre-cable.
Exemple : en 2013, la couleur des serre-cables est l’orange. En 2014, leur couleur sera jaune. Si un jour, on trouve des EPI sans serre-cable de couleur, ou avec la mauvaise couleur, il faut contrôler cet EPI et ajouter le serre-cable de la bonne couleur.
Rachat des EPI
Le fait de réaliser les contrôles au mois de juillet, en fin d’année sportive, nous permet également de réaliser un inventaire précis des EPI qu’il nous reste. On pourra détecter tous les EPI perdus et combien il en reste. A partir de là, on pourra décider des EPI à acheter pour la nouvelle année sportive débutant en Septembre.
Tout achat de nouveaux EPI ajoutés au stock géré par Escalad’Indoor doit obligatoirement faire l’objet d’une demande auprès du gestionnaire des EPI. Les lots d’EPI étant identifiés grâce au modèle, à leurs couleurs, …, le gestionnaire indiquera au demandeur les références d’EPI que le demandeur pourra acheter. Le gestionnaire fournira également une liste des EPI à ne pas acheter. Les références seront déterminées en fonction des critères désirés par le demandeur et par rapport aux EPI déjà gérés par Escalad’Indoor.
AUCUN ACHAT NE PEUT SE FAIRE SANS LA VALIDATION DU GESTIONNAIRE. Cela est valable pour l’achat de 50 mousquetons mais également pour 5 mousquetons.
Après chaque achat d’EPI, une copie de toutes les factures doit être fournie au gestionnaire d’EPI. Ces factures seront ajoutées au registre de sécurité.
Si certains organismes achètent des EPI pour leur utilisation, ces EPI peuvent être gérés par Escalad’Indoor. Cela signifie que ces EPI sont mis en commun avec tous les EPI et seront contrôlés en même temps que tous les autres. Cela signifie également que ces achats devront se faire comme cela a été indiqué ci-dessus.
Déclaration d’incidents
Il peut arriver que certains problèmes arrivent sur les EPI. Tous les organismes doivent mettre de coté les EPI concernés et le signaler au gestionnaire des EPI en indiquant le problème détecter.
Si les déclarations d’incidents ne sont pas faites, les EPI concernés continueront à être utilisés avec les risques d’accident que cela implique.
Prêt d’EPI
Certaines institutions utilisatrices des EPI peuvent les emprunter pour une sortie ou n’importe quel autre événement particulier. Pour que ce prêt soit possible, il est indispensable d’en faire la demande auprès du gestionnaire des EPI. Celui-ci préparera les EPI que vous souhaitez emprunter.
Pour faire la demande de prêt, il suffit d’envoyer un mail un gestionnaire des EPI avec le type et le nombre d’EPI à emprunter ainsi que la date d’emprunt et la date de retour.
Lors du retour des EPI empruntés, il faut que les EPI soient comptés et surtout contrôlés. C’est pourquoi les EPI empruntés ne doivent être remis avec tous les autres EPI, pour des raisons de sécurité et de responsabilité.